ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد
التقارير المكتوبةبشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهمالموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة
وكذلك فإن الأخطاءفي كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلبإعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوعبشكل خاطئ
فإن كتابة التقاريرقد تؤثر على مستقبلك الوظيفي لأنها أحد الأدوات الأساسية للاتصل بمديريك. إن لمتستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لمديريك فإن هذا لن يساعدهم على تأدية عملهموبالتالي سينعكس على تقييمك وترقياتك
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث؟
العناصر الرئيسية للتقرير أو البحث قد تختلف حسب حجم التقرير ومتطلباتالمؤسسة المقدم إليها البحث. ولكن بصفة عامة هناك عدد من العناصر الرئيسية التييجب أن تتوفر عادةً او يتوفر معظمها في التقارير الطويلة والأبحاث الطويلة مثل :
صفحة العنوانوالملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة الأشكال وقائمة الجداول وشرح المصطلحاتوالرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى الأساسي للتقرير ثم الاستنتاج اوالتوصيات ثم المراجع ثم المرفقات.
التقارير القصيرةالمكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فلا يكون هناكحاجة لقائمة الأشكال ولا قائمة الجداول ولا جدول المحتويات وهكذا
هل استخدام نماذجلكتابة التقرير يغنينا عن تَعلم كتابة التقارير؟
في كثير منالمؤسسات تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم مُعد التقرير بملأ النموذج بالبياناتالصحيحة.
ولكن هذا لا يَضمنلنا أن تكون التقارير جيدة لأن مُعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل حقل أوجزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بملأ التقريربطريقة لا تُساعد على فهم الموضوع.
مراحل كتابة التقرير:
المرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز تشمل:
تحديد الهدف من التقرير:
أ ـ حدد مسبقا بدقةماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله.
ب ـ تعايش مع الهدفمن التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكروتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي:
إعطاء معلومات
تفسير موقف معين أوظاهرة معينة
عرض أفكار جديدة
تقديم اقتراحاتجديدة
دراسة مشكلة معينة
المساعدة في اتخاذقرار معين
القارئ :
أ ـ ماذا يريد قارئالتقرير أن يعرف ؟
ب ـ ماذا يعرف قارئالتقرير مسبقا ؟
جـ ـ كيف يمكنتوصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات.
د ـ أي المصطلحاتالفنية يستطيع أن يفهم ؟
هـ ـ كيف يمكنهاستخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطاتالمتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانتسلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية
مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ):
أ ـ اعرف مسبقا أنمصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلالالملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عنالموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع
ب ـ راجع بدقة كلما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهايةدقيقا
ومنظما ومنطقياوموجزا هي :
أ ـ اكتب الغرض منالتقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك . كما أنهسيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اختر عنوانا للتقريريجعل الغرض منه واضحا .
ب ـ تأمل ما جمعتهمن حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثم رتبها في تتابع زمنيومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ما تجده غير مفيد لخدمةغرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد
جـ ـ ضع التقسيماتالمبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسة والتي يربط بينها خطمشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوء الرؤية المتكاملة لهاككل
دـ حدد التسلسلالذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيمات حتى يمكن الإشارةإليها بسهولة عند مناقشة التقرير.
هـ رتب المادة التيجمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئ بسهولة أن ينتقل منخطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلى ما لا يعرف.
ز ـ تأكد أناستنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحدد ما إذا كنتستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها على الأقسامالمختلفة التي يتضمنها التقرير . مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكل قسم علىحدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهاية التقرير.
ح ـ راجع بدقةالعنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لا تتشابه، وبحيثترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي . كما عليك أن تراجع اللغة والمصطلحاتالتي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمت المصطلحاتالمتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات .
ط ـ استخدم كلماأمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحةكاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قد يكون من المفيدالاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير.
الصور الفوتوغرافية
الرسوم التخطيطية،حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولة ووضوح.
الجداول وهي تستخدمعادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة، وتساعد على سهولة العرضبشكل منظم .
الرسوم البيانيةوقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحيان.
يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضعملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيث يتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلىمراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامت بإعدادها جهات أخرى .
ويجب أن تلاحظ :
عرض مصادر مراجعالاقتباس .
تحديد جهة أو مصدرالمعلومات التي استعنت بها .
ذكر تاريخالمعلومات أو المراجع التي استعنت بها
المرحلة الثالثة : كتابة التقرير:
أ ـ أجزاء التقرير
1 ـ صفحة عنوانالتقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعد على أساسهالتقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجهإليها التقرير
السبت مايو 07, 2011 7:28 pm من طرف 
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد
